Si esto te suena, la guía es para ti
- Sumas el IVA de tus facturas de gastos y no coincide con lo que la declaración te pide pagar.
- Tienes gastos a tasa 0% y exentos mezclados con los del 16%.
- No sabes si un gasto que aún no pagas ya te da derecho a acreditar.
El IVA también va por flujo de efectivo
El IVA que trasladas se causa cuando efectivamente cobras, y el que acreditas requiere que efectivamente hayas pagado. Una factura de gasto emitida en julio pero pagada en agosto no acredita en julio.
Por eso una suma de facturas casi nunca coincide con el IVA del periodo: la suma ignora si el dinero se movió.
No todo el IVA de un comprobante es acreditable
Un mismo CFDI puede traer conceptos a distintas tasas. Sumar el total de impuestos trasladados sin separar la base por tasa mezcla cosas que no se tratan igual.
- Tasa 16%: el caso general, genera IVA acreditable si el gasto es estrictamente indispensable y está pagado.
- Tasa fronteriza: en la región fronteriza aplica un estímulo con tasa reducida. Si operas ahí, verifica que tus comprobantes la reflejen correctamente.
- Tasa 0%: hay traslado, pero de cero. Cuenta para tus actos gravados aunque no sume importe.
- Actos exentos: no generan IVA acreditable y pueden obligarte a determinar una proporción.
- No objeto de impuesto: queda fuera del cálculo.
Si tienes actividades exentas y gravadas a la vez, el IVA acreditable puede tener que prorratearse. Es un criterio que conviene revisar con tu contador.
Las retenciones se restan aparte
Cuando un cliente persona moral te retiene IVA, ese importe ya se enteró al SAT a tu nombre. No es un gasto ni un ingreso: se resta al final, contra el IVA que te toca pagar. Mezclarlo con el IVA trasladado es otra fuente clásica de diferencias.
La confusión viene de que ambos aparecen en el mismo comprobante y ambos llevan la palabra IVA. Pero el trasladado es impuesto que cobraste y debes enterar; el retenido es impuesto que tu cliente ya enteró por ti. Uno suma a lo que debes y el otro resta, así que confundirlos no produce un error pequeño: produce el doble de la diferencia.
Cuándo se considera efectivamente pagado
La pregunta operativa es en qué momento un gasto se vuelve acreditable, y la respuesta depende del medio de pago. Con transferencia o tarjeta, el momento es cuando el cargo se aplica. Con cheque, el criterio general es cuando se cobra, no cuando se entrega. Con pagos en parcialidades, cada parcialidad acredita en su propio mes y en la proporción que le corresponde.
Esto importa mucho en los cruces de mes. Una factura del 30 de junio pagada el 2 de julio acredita en julio, no en junio, aunque el comprobante diga junio. Si tu control se basa en la fecha del CFDI en lugar de la del pago, vas a arrastrar diferencias todo el año.
Saldos a favor: qué hacer con ellos
Cuando tu IVA acreditable supera al trasladado, el periodo cierra con saldo a favor. No se pierde: puedes acreditarlo contra el IVA a cargo de meses siguientes, compensarlo cuando proceda, o solicitar su devolución.
Cada camino tiene requisitos y plazos distintos, y la devolución en particular suele implicar que el SAT revise el origen del saldo. Por eso conviene que el papel de trabajo esté ordenado desde el principio: si algún día pides devolución, vas a necesitar demostrar de dónde salió cada peso.
Los saldos a favor tienen plazo de caducidad. Si acumulas varios meses sin decidir qué hacer con ellos, consúltalo con tu contador antes de que se venzan.
Cómo lo presenta TaxSync
La conciliación muestra por comprobante el subtotal, el IVA trasladado, la retención de ISR y la de IVA por separado, con la base desglosada por tasa. El cálculo del periodo indica los supuestos que utilizó, para que puedas revisarlos antes de capturar.
Esa separación es exactamente la que se pierde en una hoja de cálculo, donde todo acaba en una columna llamada "impuestos". Al verlo desglosado suele aparecer de inmediato el comprobante que descuadra: el que traía una retención que nadie había considerado, o el que mezclaba conceptos a dos tasas distintas dentro de la misma factura.
La declaración informativa de operaciones con terceros
Además de la declaración de pago, quienes causan IVA suelen tener que presentar una informativa que detalla las operaciones con proveedores. Es un trámite aparte, con su propio formato y su propio calendario, y omitirlo genera multas aunque hayas pagado correctamente el impuesto.
La información que pide sale de los mismos CFDI recibidos que ya tienes conciliados: RFC del proveedor, tipo de operación y montos por tasa. Tenerlos ordenados durante el mes convierte ese trámite en un trámite de minutos.
TaxSync no genera todavía este archivo porque su formato debe verificarse contra la especificación vigente, y un archivo con formato inventado que el SAT rechaza es peor que no tener archivo. Mientras tanto, exporta tus datos en CSV para capturarlos.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi IVA a cargo no coincide con la suma de mis facturas?
Casi siempre porque la suma de facturas ignora tres cosas: que solo acredita lo que ya pagaste, que las retenciones se restan aparte al final, y que los comprobantes cancelados dejan de contar.
¿Qué hago si me equivoqué en una declaración ya presentada?
Existe la declaración complementaria para corregir. Los efectos varían según qué se corrige y cuánto tiempo pasó, así que conviene revisarlo con tu contador antes de presentarla.
¿Puedo acreditar el IVA de una factura que aún no pago?
No. El acreditamiento requiere que el pago se haya efectuado. Si la factura es PPD, el momento lo marca el complemento de pago.
¿Qué pasa con un CFDI que se canceló después de que lo consideré?
Deja de ser acreditable. Por eso conviene revisar el estatus de cancelación contra los metadatos del SAT antes de cerrar el periodo.
¿Cómo afectan las notas de crédito al IVA del periodo?
Una nota de crédito reduce el importe de la operación original y, con él, el IVA correspondiente. Debe reflejarse en el periodo en que surte efecto, no en el de la factura original, y por eso conviene revisar los comprobantes relacionados al conciliar.
¿Los gastos personales cuentan?
Solo son acreditables los estrictamente indispensables para tu actividad, con los requisitos que marca la ley. Es un criterio a revisar caso por caso.
Sigue leyendo
Prueba TaxSync 30 días por $99
Baja tus CFDI del SAT, concilia el periodo y calcula tu ISR e IVA. Sin permanencia.
Empezar ahoraEste contenido es informativo y describe un escenario ilustrativo, no un cliente real. No sustituye la asesoría de un contador o un asesor fiscal, ni constituye una opinión fiscal. Verifica siempre las disposiciones vigentes.